Software buste paga online: riduci i costi in tre passaggi

Dopo la pandemia di COVID-19, le aziende non si possono più permettere di ignorare il payroll quando cercano nuovi metodi per tagliare i costi e aumentare la produttività. Secondo una recente ricerca di CIO Dive, "a causa della pandemia di COVID-19, il 66% dei responsabili delle decisioni ha provveduto a un'ottimizzazione dei costi, mentre il 34% ha assegnato maggiore priorità all'efficienza operativa".[1]

Forse è sconvolgente considerare il payroll uno degli aspetti fondamentali in questo senso, ma ormai le paghe non possono più essere relegate a funzioni di back-office. Le aziende lungimiranti considerano il payroll sempre più un centro nevralgico che collega le risorse umane, i reparti IT e finanziario e altre funzioni chiave. Il payroll ha assunto una funzione così strategica grazie a soluzioni che si avvalgono di potenti software paghe basate sul cloud. In questo modo, le aziende sono in grado di ridurre i costi automatizzando l'amministrazione manuale, digitalizzando attività basate su documenti cartacei e consolidando i dati sulla forza lavoro.

Come funzionano i software buste paga online

I software per il calcolo busta paga basati sul cloud semplificano la gestione del payroll automatizzando e ottimizzando attività amministrative ripetitive e laboriose, inclini a errori se svolte manualmente. In questo modo, i team delle risorse umane non devono più rispondere a domande di routine e possono concentrarsi su iniziative più strategiche, come attrarre e continuare a coinvolgere i dipendenti.

I migliori software di gestione buste paga su cloud integrano facilmente le paghe e i sistemi HR per offrire una completa visibilità su tutti i dati della forza lavoro, semplificando le attività aziendali e permettendo di risparmiare sui processi di payroll. Ad esempio, il software paghe di ADP trattiene i contributi per conto dell'azienda, garantisce la conformità e consente ai dipendenti di accedere ai cedolini e di aggiornare i propri dati personali online, direttamente dallo smartphone

I vantaggi dei software per la gestione payroll

Automatizzare la gestione delle paghe tramite un software cloud offre moltissimi vantaggi alle aziende, tra cui:

• riduzione del fardello della conformità e della legislazione fiscale
• integrazione di payroll e HR per semplificare i processi amministrativi
• miglioramento dell'esperienza del dipendente grazie a un'unica soluzione unificata
• taglio dei costi di sistema grazie a un unico processo ottimizzato di dati e workflow

Sono molti i punti a favore dell'adozione di un software gestione payroll su cloud, eppure molte aziende continuano a utilizzare i soliti software on-premise.

Perché le aziende hanno bisogno di un software paghe cloud

A causa del numero elevato di costi continuativi, per molte aziende il payroll on-premise è ormai un processo costoso e poco pratico. Questo è particolarmente vero in un momento storico in cui le imprese stanno emergendo da una grave pandemia che ha inferto duri colpi all'economia ed evidenziato l'inadeguatezza di molti sistemi di gestione del payroll, fino a quel momento ignorati e per i quali erano state investite poche risorse. Nella fattispecie, un'azienda multinazionale gestisce in media 32 diversi sistemi di payroll con conseguenti costi dovuti a personale, complessità e scarsa integrazione.[2]

Al contrario, e nonostante la necessità di un investimento iniziale, il trasferimento da un software paghe on-premise a uno sul cloud permette alle aziende di risparmiare in media tra il 15 e il 35%.[3] In un recente sondaggio commissionato da ADP, Forrester Consulting ha rilevato che nel calcolo dell'impatto economico totale della migrazione al software ADP Global Payroll le aziende hanno beneficiato di un ritorno sull'investimento (ROI) del 134%, con un periodo di recupero dell'investimento di 12 mesi.[4]

Tre modi in cui un software per la gestione buste paga può ridurre i costi

Immaginiamo che tu abbia deciso di fare il grande passo e di investire in un software paghe basato sul cloud. Una recente guida sulla trasformazione del payroll di ADP ha individuato tre passaggi per risparmiare ottimizzando la gestione delle paghe:[5]

Fase uno: ottimizzazione	Fase due: visibilità	Fase tre: agilità
Eliminazione delle inefficienze a livello di costo e individuazione di metodi per semplificare la propria soluzione payroll.	Implementazione di modifiche in grado di ottimizzare la condivisione dei dati del payroll in tutta l'organizzazione, a supporto della collaborazione e del processo decisionale.	Aumento della flessibilità della propria soluzione payroll in modo da adattarsi ai nuovi metodi di lavoro.
Eliminazione della complessità a lungo termine.	Visibilità totale delle spese.	Flessibilità del core business.
Modernizzazione e semplificazione dei processi.	Gestione strategica della liquidità.	Mantenimento della compliance locale e diminuzione del rischio globale.
Aumento della produttività dei team.	Modellazione, previsione e creazione di rapporti in modo accurato.	Continuità delle paghe per tutta la forza lavoro.
Importanti efficienze sui costi.	Ricavo di informazioni approfondite.	Adattamento al business e alle normative.

Come ridurre i costi delle paghe nella tua azienda

Può essere difficile capire da dove iniziare a trasformare la propria offerta di payroll. Tuttavia, assegnare la priorità ai seguenti obiettivi ti permetterà di assistere a vantaggi operativi e finanziari:

• Automazione di attività laboriose – immagina di disporre di un software per la gestione dei payroll in grado di sollevare il fardello amministrativo dalle spalle del personale e dei manager. Grazie all'intelligenza artificiale (IA) e all'apprendimento automatico, è facile automatizzare un'ampia gamma di attività di payroll e HR, come la raccolta dei dati, il rilevamento degli orari, la gestione delle presenze e la programmazione dei turni. L'automazione consente la creazione di report, analisi e previsioni in tempo reale, in modo che i dirigenti possano avere accesso a informazioni approfondite sulla forza lavoro per gestire meglio il personale.
• Digitalizzazione di attività basate su documenti cartacei – un'azienda ha rilevato che il suo team di payroll trascorreva il 40% del tempo offline[6], a scansionare e stampare documenti. Digitalizzare questi processi permette di tagliare i costi associati all'archiviazione e alla messa in sicurezza dei documenti cartacei.
• Aggiunta di più funzioni al sistema di gestione del payroll – integrare policy come il rimborso spese e il monitoraggio di ferie/permessi nel proprio sistema può far risparmiare tempo prezioso ai team, dato che non occorre gestire sistemi separati.
• Consolidamento di report e analisi –invece di tanti fornitori diversi, il software paghe basato sul cloud fornisce una panoramica affidabile e consolidata delle spese per il payroll in tutte le aree geografiche in cui è operativa l'azienda. Disporre di un'unica visione consolidata è essenziale per individuare modelli di comportamento della forza lavoro, per la creazione di report e analisi e per sostenere un processo decisionale più strategico.[7]

I vantaggi del consolidamento

Consolidare le proprie piattaforme delle paghe non aumenta solamente la visibilità di tutte le spese aziendali. Consentendo di agire in base alle tendenze e agli approfondimenti, il payroll diventa una vera e propria fonte di informazioni strategiche. In più, avendo i dati consolidati in un unico sistema, non dovrai più sostenere spese per software che non usi.[8]

Il consolidamento comporta molti vantaggi economici, tra cui:[9]

Semplificazione dei sistemi per garantire la conformità e migliorare la redditività

• risparmio di tempo e denaro;
• riduzione dei costi e delle complessità legate all'esecuzione di più servizi
• taglio dei costi e mantenimento del controllo
• semplificazione del monitoraggio e dell'acquisizione di dati
• sfruttamento di report più semplici e aggiornati
• rimanere sempre al passo con le normative sulle paghe in costante evoluzione ed evitare multe salate

Rafforzamento dei processi per incrementare la flessibilità operativa e ottimizzare gli investimenti

• Gestione delle risorse in modo più efficace
• Informazioni approfondite su paghe e risorse umane con l'aggiunta di applicazioni a una piattaforma aperta per la condivisione dei dati
• Scalabilità in base alle esigenze
• Miglioramento della gestione strategica dei costi
• Riduzione dei costi legati alla forza lavoro e semplificazione dei processi amministrativi
• Piena visibilità per individuare le spese eccessive e mitigare i rischi di conformità

Dimensionamento delle operazioni per promuovere la redditività e migliorare il processo decisionale

• Individuazione di nuove opportunità di crescita
• Sviluppo della flessibilità finanziaria grazie a costi e prestazioni ottimizzate
• Espansione o riduzione delle operazioni della forza lavoro in base alle necessità
• Decisioni migliori basate su informazioni migliori
• Piena visibilità sul reparto paghe e sulla forza lavoro, in uno o più Paesi
• Migliore comprensione dei requisiti e dei potenziali problemi della forza lavoro.

Domande da porre a un fornitore di software buste paga online

Durante la migrazione da sistemi di gestione del payroll on-premise o manuale a software basati sul cloud, occorre sicuramente pensare a tante cose. L'importante è non prendere decisioni affrettate, svolgere ricerche approfondite, elaborare piani d'azione e prepararsi. Comincia stilando un elenco di domande da porre ai fornitori coinvolgendo anche tutti gli stakeholder della tua azienda.

Le domande dovrebbero includere: il software per controllare le buste paga è facile da usare per team con diverse competenze in campo informatico? È conforme agli obblighi normativi? Il software invia aggiornamenti regolari all'azienda in caso di eventuali modifiche? Quanto è facile accedere all'assistenza degli esperti prima, durante e dopo l'implementazione?

Il fornitore giusto di servizi payroll diventerà il tuo partner strategico in questo importante percorso di trasformazione, perciò occorre riflettere con attenzione.

ADP ha oltre 70 anni di esperienza nell'innovazione di software paghe. Aiutiamo piccole e grandi aziende a semplificare le operazioni e a ridurre i costi esternalizzando servizi paghe gestiti. Se desideri collaborare con noi per ridurre i costi di payroll e scoprire tutti i vantaggi dei softwaregestione buste paga, non esitare a contattarci.