Che cos'è il software per il payroll?

Il software per il payroll è tecnologia per l'automazione dei processi di payroll e paghe precedentemente svolti in modalità manuale che consentono di risparmiare tempo, migliorare la produttività e ridurre gli errori umani. Inoltre, gestiscono il calcolo delle imposte e inviano aggiornamenti automatici per garantire la conformità dell'azienda. La distinzione più comune in questo campo è tra software paghe on-premise e sul cloud.

Che cosa sono i payroll basati sul cloud?

Invece che su sistemi multipli, i software paghe sul cloud sono affidati a un fornitore esperto indipendente. I software paghe sul cloud vantano un unico sistema di registrazione per tutti i dati della forza lavoro: questo sistema si assume interamente il fardello amministrativo e i rischi finanziari legati all'elaborazione dei dati, che gravano sulle tue spalle se utilizzi un software on-premise.

Che cosa sono dunque i software paghe on-premise?

I software on-premise sono programmi di cui un'azienda acquista una licenza o una copia, che è poi installata sui server aziendali e protetta dal firewall. Questi software comportano una serie di costi ricorrenti: hardware dei server interni, licenze software, capacità di integrazione e assistenza di informatici esperti in caso di problemi. I costi fissi legati all'hardware dei server, allo spazio e all'elettricità ricadono sull'azienda.[1]

Miti da sfatare sui software paghe cloud

Dalle ricerche di ADP è emerso che persistono tre miti comuni sui software paghe sul cloud. È il momento di sfatarli. [2] Il primo è che i software cloud costano di più. In realtà, a parte un investimento iniziale e un aumento di alcune spese operative, quasi tutti i costi associati (come quelli di manutenzione, assistenza informatica e conformità) diventano responsabilità del fornitore di servizi cloud. L'azienda paga solo i servizi che utilizza e i modelli tariffari scalabili sono regolabili in base alle esigenze aziendali.

Il secondo mito da sfatare è che i software cloud assumono il controllo totale, quando è vero il contrario. Le aziende che migrano sul cloud godono di un alleggerimento del fardello operativo e finanziario per il mantenimento di sistemi laboriosi, mentre sono loro a decidere le modalità e le tempistiche di pagamento del personale.

Il terzo e ultimo mito da sfatare è che le soluzioni cloud sono meno sicure dei software paghe on-premise. Le ricerche di ADP dimostrano che il tasso di errori dei software paghe on-premise è doppio rispetto a quello dei software basati sul cloud. [3] La reputazione di un fornitore dipende interamente dalla sua capacità di offrire processi sempre sicuri e di garantire i più alti livelli di crittografia per proteggere i dati. È nel suo interesse investire nella sicurezza e nella privacy, in particolare ora che la pandemia di COVID-19 ha evidenziato questa e altre debolezze negli attuali sistemi paghe delle aziende.

Perché i software relativi al payroll sono più importanti che mai

Come sappiamo, la pandemia ha gettato scompiglio sui sistemi misti di gestione delle paghe e delle risorse umane delle aziende, facendo emergere un gran numero di punti deboli. Secondo un recente sondaggio condotto da ADP, l'82% delle aziende ha affrontato la pandemia con difficoltà, in particolare dal punto di vista dell'affidabilità e dell'accessibilità del payroll e quando si trattava di pagare il personale in modo puntuale e accurato.[4] La ricerca ha evidenziato che moltissimi dirigenti erano ben consapevoli della necessità di modificare i sistemi di gestione del payroll per aumentare la resilienza, ottimizzare le operazioni e ridurre i rischi aziendali.[5] Non è più possibile continuare a utilizzare gli stessi software paroll.

I pericoli del mancato cambiamento

Quali sono i rischi per la tua azienda se continua a gestire i dati delle paghe e delle risorse umane con un sistema obsoleto? A causa del GDPR e del COVID-19, la compliance è un problema sempre maggiore. Cercare di garantire la conformità in un panorama fiscale e normativo in costante evoluzione richiede esperti del settore dedicati o si rischia di incorrere in multe salatissime (solo nel 2019, oltre 1000 enti hanno emesso 56.624 avvisi normativi.) [6] Inoltre, avvalersi di processi on-premise o di processi manuali, misti e obsoleti comporta un grande rischio per la sicurezza e la riservatezza dei dati (del personale e dei clienti).

I vantaggi dei software payroll cloud

Considerando tutto ciò che abbiamo detto finora, affidare la gestione delle paghe a un software cloud comporta svariati vantaggi, in particolare se l'azienda sta crescendo o si sta espandendo in altri Paesi. Tra questi, si contano una riduzione dei costi, una gestione semplificata, un incremento della sicurezza, una scalabilità globale, aggiornamenti costanti di conformità e un miglioramento dell'accesso centralizzato a dati fondamentali sulle paghe.

In particolare, ottimizzare il software paghe dell'azienda trasferendolo sul cloud può contribuire a:[7]

  • pianificare il futuro in maniera informata. La possibilità di paragonare e ridurre le spese per la manodopera nei Paesi di attività offre un quadro globale dei costi reali della forza lavoro. L'analisi dei dati sulle paghe può offrire informazioni preziose sui problemi futuri, per cominciare a pianificare in anticipo.
  • fidelizzare il personale chiave. Le informazioni del payroll consentono di progettare strategie future di retribuzione e premi in grado di offrire il massimo valore ai dipendenti. Ad esempio, i dipendenti più giovani potrebbero preferire un orario di lavoro flessibile.
  • favorire l'uguaglianza e la diversità. Il reporting sul divario retributivo di genere e della diversità sta diventando sempre più importante, non solo per motivi legali e di reputazione. Sfruttando i dati unificati sulle paghe, le imprese possono valutare facilmente le prestazioni aziendali e adottare misure per migliorare.
  • migliorare le pratiche di assunzione. Le informazioni sulle paghe consentono di comprendere se i dipendenti temporanei rappresentano un'alternativa più vantaggiosa di quelli a tempo pieno.
  • incrementare la produttività. I dati sul payroll possono indicare l'effettiva dimensione dell'organico rispetto a quella preventivata, consentendo alla dirigenza di individuare i reparti con personale insufficiente o eccessivo.
  • monitorare facilmente i KPI. Verifica l'andamento delle operazioni del payroll dell'azienda usando l'istantanea mensile degli indicatori chiave delle prestazioni del payroll di ADP e confrontandoli con quelli di altre imprese.

Gestire la migrazione verso il cloud

Passare da un software payroll on-premise a uno basato sul cloud è un grande passo e richiede pianificazione e gestione attente. Come favorirne la riuscita? Invece di considerarlo solamente un programma software informatico, è consigliabile vederlo come un'iniziativa di gestione del cambiamento. Assicurati che i tuoi team mettano in atto le misure seguenti per favorire un cambiamento considerevole dal punto di vista della cultura aziendale:

  • Poiché il payroll è fondamentale per qualsiasi azienda, occorre sviluppare la strategia giusta. L'implementazione di un software paghe deve essere considerata una priorità, non un'operazione informatica secondaria. In questo modo, non dovrai riconfigurare il sistema di gestione delle risorse umane affinché si integri con i requisiti di base del payroll e offrirai un'esperienza ottimale a tutti i dipendenti.
  • Concentrati sulla comunicazione individuando con largo anticipo i dipendenti scettici. Dopodiché, invia loro aggiornamenti regolari e ascolta le loro perplessità.
  • Dato che non tutti i dipendenti dell'azienda saranno entusiasti quanto te, dovrai illustrare loro i vantaggi di un software paghe cloud.
  • Dimostra proattività condividendo aggiornamenti regolari sui progressi fatti per mantenere una percezione positiva del cambiamento.[8]

Perché il cloud rappresenta il futuro

I software paghe basati sul cloud costituiscono una soluzione scalabile e flessibile che può crescere nel tempo insieme alle aziende. Al contrario delle soluzioni on-premise, i software paghe basati sul cloud sono affidabili e sicuri ed eliminano le difficoltà legate alla manutenzione e all'aggiornamento dei sistemi. In questo modo, i team possono investire tempo, denaro e risorse nell'implementazione delle strategie aziendali principali. Forse è giunto il momento di abbandonare un sistema paghe on-premise o obsoleto non più adatto allo scopo.

ADP ha oltre 70 anni di esperienza nell'innovazione e nella fornitura di software paghe. Tra i tanti premi di categoria e degli analisti ricevuti negli anni, siamo stati da poco nominati dall'Everest Group Peak Matrix come Leader in Multi-Process HR Outsourcing 2021. Ti stai chiedendo se siamo noi gli esperti di software paghe adatti alla tua azienda? Contattaci e ne parleremo.

 

[2] ADP, A practical guide to moving global payroll to the Cloud, 2019.

[3] ADP A practical guide to moving global payroll to the Cloud, 2019.

[4] ADP, Take a new look at pay: The potential of payroll, Global payroll survey 2021.

[5] ADP, Take a new look at pay: The potential of payroll, Global payroll survey 2021.

[6] Thomson Reuters, Regulatory Intelligence Cost of Compliance Report, 2020.

[7] ADP, Optimising Payroll ebook, 2021.

[8] ADP Guide to On Premise to Cloud, 2019.

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