Come tutti i responsabili HR o finance, probabilmente avverti l'esigenza pressante di ridurre i costi operativi in tutte le aree dell'azienda, incluse le funzioni di gestione delle buste paga e del global payroll. Ora l'esigenza di ottimizzare i costi è diventata ancora più urgente, perché i responsabili aziendali si sono trovati a sostenere costi che minacciano la continuità delle attività aziendali a lungo termine, a tutti i livelli dell'organizzazione. In pratica, le aziende non possono più permettersi di ignorare i costi di gestione delle paghe, soprattutto se pensano di espandersi a livello internazionale mantenendo al minimo le spese operative.
È universalmente noto che la principale voce di spesa per tutte le aziende sia rappresentata dai costi di retribuzione. I costi della manodopera sono inevitabili, anche se esistono alcuni metodi pratici per ridurli. La settimana lavorativa da 20 ore, l'assunzione di lavoratori a contratto o la riduzione delle frequenze retributive sono solo alcuni esempi che le aziende stanno prendendo in considerazione. Tuttavia, per quanto riguarda la gestione del global payroll, è sicuramente possibile adottare alcune misure che garantiscono un notevole risparmio sui costi.
Contabilizzazione dei costi
I costi di gestione delle paghe dipendono da vari fattori, come le dimensioni dell'azienda, il modello operativo utilizzato e i Paesi in cui lavorano i dipendenti.
Se le paghe vengono gestite internamente, i costi includono:
- Acquisto delle licenze software
- Installazione di hardware e software
- Risorse normalmente utilizzate per la gestione e l'upgrade dell'infrastruttura di gestione paghe on-premis
Se l'azienda ha scelto una soluzione cloud (SaaS, Software-as-a-Service), i costi normalmente includono:
- Costi di implementazione del software di gestione paghe. Si paga un costo fisso iniziale che dipende dal numero dei dipendenti, dalle aree geografiche in cui operano e dalla complessità dell'ambiente di gestione paghe legacy. Occorre tenere conto anche dell'impegno di personale interno richiesto dall'implementazione (team di gestione paghe, HR, IT e gestione progetti).
- Canone fisso annuale del provider di gestione paghe, che in genere dipende dal numero dei dipendenti e dal livello di servizio concordato.
Anche se occorre un investimento iniziale, passando da una soluzione on-premise ai servizi di gestione paghe ADP basati su cloud, parzialmente o completamente esternalizzati, le aziende possono risparmiare denaro, tempo e risorse.
Da uno studio recente è emerso che l'efficienza dei costi è un asset strategico che influenza le trasformazioni del global payroll1.
Costi quantificabili di gestione del payroll
Nello studio Total Economic ImpactTM di ADP Global Payroll condotto da Forrester su richiesta di ADP2, i ricercatori hanno determinato che l'investimento in ADP Global Payroll garantisce un risparmio sui costi misurabile nelle aree chiave seguenti:
- Evitare i costi per la compliance
Il costo da sostenere per garantire il rispetto di leggi locali sul lavoro sempre più restrittive continua ad aumentare, così come le sanzioni previste in caso di violazione. Ogni Paese ha le proprie procedure fiscali e di legge, i propri requisiti assicurativi e pensionistici e le proprie procedure bancarie. Se la tua azienda registra e analizza ancora manualmente i cambiamenti introdotti dalle nuove normative, assicurati che le registrazioni vengano mantenute aggiornate e che i sistemi di gestione delle risorse umane e delle paghe siano conformi, perché i costi delle violazioni sono elevatissimi.
Esternalizzando il monitoraggio della conformità a un provider di global payroll è possibile ridurre notevolmente i costi, sia in relazione al numero dei legali interni, sia soprattutto per la possibilità di evitare le sanzioni previste in caso di violazione. - Eliminare alcuni costi diretti
Come sottolinea Forrester, le aziende che abbandonano i sistemi di gestione paghe legacy per passare a una soluzione di global payroll evitano i costi di licenza e manutenzione della soluzione legacy.
Gli altri costi diretti eliminabili passando a una piattaforma di global payroll includono il tempo normalmente impiegato dal team per inserire manualmente i dati dei dipendenti e per rispondere alle loro richieste. Si evitano inoltre i costi di stampa delle buste paga e i costi dei bonifici bancari per il deposito degli stipendi sui conti dei dipendenti. - Eliminazione degli errori di gestione delle paghe
Gli errori di gestione delle paghe dei dipendenti, come i pagamenti incompleti e/o in ritardo, producono effetti gravissimi sul morale dei lavoratori, che rischiano di non riuscire a pagare puntualmente le bollette e sono più invogliati a cambiare azienda.
Preoccupa quanto emerge dallo studio People at Work 2024: A Global Workforce View. Alla domanda "Con quanta frequenza hai ricevuto uno stipendio errato?", il 40% dei lavoratori ha risposto "talvolta, spesso o sempre".3
Il costo del turnover dei dipendenti, in termini di assunzione e onboarding, può essere considerevole. Anche un piccolo miglioramento per la fidelizzazione dei dipendenti può determinare una notevole riduzione dei costi di assunzione e formazione del nuovo personale. Introducendo un sistema di global payroll unificato che elimina gli errori negli stipendi dei lavoratori, è possibile risparmiare tempo sulla correzione degli errori e ridurre il tasso di turnover del personale. - Aumento dell'efficienza del processo retributive
Se il sistema di gestione paghe in uso non è integrato con le piattaforme di gestione HR, o si utilizzano vari sistemi e servizi di gestione paghe disconnessi ubicati in Paesi diversi, il personale deve probabilmente perdere tempo per ottenere i dati dalle varie fonti e convalidarli. Tutto il tempo dedicato alla gestione di processi inefficienti, all'inserimento manuale dei dati e alle operazioni duplicate aumenta inutilmente il costo della funzione di gestione delle paghe.
Prova a chiederti quanto tempo viene sprecato per la correzione degli errori del ciclo di retribuzione precedente. Una piattaforma di global payroll consente di automatizzare le operazioni di gestione paghe, permettendo ai dipendenti di dedicarsi ad attività più proficue. - Efficienze del payroll reporting
Molte aziende che utilizzano un modello di gestione delle paghe frammentario perdono tempo cercando di recuperare le informazioni coerenti e accurate necessarie per rispondere a domande basilari sulla forza lavoro, ad esempio "In quali Paesi la nostra spesa retributiva è più alta?". Il problema può essere risolto consolidando i report e gli analytics, per un facile accesso a dati affidabili sul global payroll. Questo consente inoltre di identificare le spese, al fine di ridurre ulteriormente i costi, così come il tempo necessario per la generazione dei report, oltre a liberare il personale, che così può dedicarsi a mansioni più strategiche. Inoltre, la disponibilità di questi dati consente di aumentare l'agilità, permettendo ai responsabili di prendere più rapidamente decisioni basate su informazioni più aggiornate e di qualità superiore.
45% i leader aziendali che vorrebbero che il team che si occupa del payroll dedicasse più tempo alle attività di rendicontazione1.
I costi nascosti sono più difficili da quantificare, ma si pagano comunque
Anche se sono meno visibili, producono comunque un impatto. Infatti, i costi nascosti di elaborazione delle paghe superano quasi sempre quelli visibili.
Le aziende tendono a sottovalutare l'aumento di produttività che potrebbero ottenere analizzando e riducendo i costi nascosti. Questo avviene perché il processo del payroll normalmente coinvolge i reparti HR, Finance, IT e altri, dal momento che include:
- Esperti di onboarding, formazione e riassegnazione degli specialisti di gestione paghe
- Costi per la manutenzione, l'affidabilità e l'interfacciamento dei sistemi (creazione di integrazioni API con i sistemi HR e altri software aziendali)
- Raccolta manuale dei dati sui dipendenti, necessari per la gestione delle paghe, o importazione manuale di alcuni calcoli a monte, da eseguire per l'elaborazione delle paghe
- Costi legati a cambi e oscillazioni valutarie
Occorre infine considerare il costo di "opportunità" associato all'espansione dell'azienda in nuovi mercati, quando non si dispone della flessibilità necessaria per integrare velocemente la gestione delle paghe. Questo è uno dei costi più difficili da individuare, ma deve essere considerato comunque quando ci si prepara a un'ulteriore espansione internazionale.
Una soluzione semplice per aumentare l'efficienza dei costi del payroll
Una delle scelte più vantaggiose per tagliare i costi di gestione del payroll consiste nell'esternalizzare il processo. Per la maggior parte delle imprese, l'elaborazione delle paghe non rientra nelle attività di generazione del profitto, pertanto è perfettamente logico affidarla a un professionista esperto di gestione del payroll, che dispone dell'infrastruttura necessaria.
L'outsourcing trasforma il costo fisso di amministrazione delle paghe in un costo variabile, che dipende dal numero dei dipendenti e delle sedi aziendali interessate. Se l'azienda assume dipendenti in nuove aree geografiche, disporrà già di una infrastruttura di global payroll in grado di espandersi per supportare la crescita aziendale, senza dover spendere per aumentare l'organico nei reparti HR e per l'acquisizione di talenti.
Se incontri una resistenza interna (magari da parte dei responsabili HR o Finance regionali o nazionali), invita il Consiglio di amministrazione a sperimentare l'outsourcing della gestione payroll quando l'azienda si espande in un nuovo Paese o in una nuova regione. Questo ti consentirà di verificare e comunicare i vantaggi in corso d'opera, aumentando le tue probabilità di ottenere il consenso dell'intera azienda nelle fasi successive.
Considerando tutti questi aspetti, probabilmente vale la pena di chiedersi quanto si può risparmiare sulla gestione delle paghe, anziché quanto costa. Per ulteriori informazioni sulla riduzione dei costi di gestione del payroll, scarica la scheda tecnica "Sfatare il mito del global payroll troppo costoso per i paesi più piccoli".
1 ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
2 The Total Economic Impact™ Of ADP Global Payroll Study 2023, conducted by Forrester, commissioned by ADP
3 ADP Research Institute’s People at Work 2024: A Global Workforce View
