Scoprite come ADP ha consentito a FedEx di avere operazioni di payroll molto più agili e ottimali.
Oltre a Global Payroll, in molti Paesi abbiamo già le soluzioni best-ofbreed di ADP. Sono stati in particolare il rapporto preesistente e la certezza di poter collaborare in modo ottimale a spingerci a scegliere ADP come partner di global payroll.
Natascha Moore,
International Payroll Manager
FedEx
Introduzione
Tutti conoscono FedEx. Le caratteristiche uniformi e i camioncini con il logo dell'azienda si riconoscono subito.
Multinazionale operativa in oltre 220 Paesi e aree geografiche, FedEx dispone di una flotta di 678 aerei e 180.000 veicoli a motore che ogni giorno sposta ben 15 milioni di pacchi.
Dato più importante dal punto di vista di ADP, l'impresa ha oltre 490.000 dipendenti in tutto il mondo, che una volta costituivano, in un certo senso, un problema logistico per il team responsabile del payroll.
Nel 2016, FedEx ha cominciato a trasferire ad ADP le operazioni di payroll per la maggior parte del mercato europeo. Abbiamo parlato del processo, delle lezioni e dei risultati tratti dal passaggio ad ADP con l'International Payroll Manager di FedEx, Natascha Moore.
La sfida
Natascha tiene a sottolineare che per FedEx è fondamentale garantire operazioni di payroll del tutto impeccabili. "Se non paghiamo i nostri dipendenti, non manteniamo quella che chiamiamo la nostra 'Purple Promise', ovvero l'impegno a rendere straordinaria qualsiasi esperienza".
Di conseguenza, per FedEx era cruciale risolvere i problemi legati alle paghe prima della transizione. E c'erano sicuramente dei problemi.
In particolare, dato che il payroll era suddiviso tra più di cento team in tutto il mondo, non esistevano percorsi internazionali di gestione dell'escalation
e la condivisione delle best practice era molto limitata. Inoltre, le varie aree geografiche e i team delle paghe europei di FedEx utilizzavano tra loro più di 68 applicazioni diverse.
Per non parlare del fatto che più del 60% dei dipendenti di FedEx non aveva accesso a un sistema moderno di rilevazione e gestione presenze. Sarcasticamente, Natascha descrive questa configurazione disomogenea e frammentaria come "piuttosto laboriosa".
"Far passare ad ADP tutti i nostri team addetti alle paghe, tra loro molto diversi, sarebbe stata una bella sfida. Dovevamo dare un forte impulso per convincere le parti interessate della necessità di questa rivoluzione del payroll."
Ma ne avevamo un disperato bisogno. Oltre agli evidenti problemi di interfaccia legati all'utilizzo di così tante applicazioni di payroll in tutto il mondo, Natascha ha scoperto preoccupanti implicazioni per la sicurezza: "In molti casi, i nostri fornitori locali non erano in grado di garantire uno spazio di archiviazione sicuro, quindi non disponevamo neanche lontanamente dei mezzi per difenderci da potenziali attacchi informatici".
Con l'imminente entrata in vigore del GDPR, il problema della sicurezza dei dati era più importante che mai.
Il risultato
Alcune delle filiali europee di FedEx (diciassette) usavano già ADP quando è iniziato il progetto di integrazione completa, a settembre 2016. Di conseguenza, Natascha era consapevole di quanto sarebbe stato utile a livello aziendale.
"Un altro aspetto fondamentale in favore di ADP era la sua elevata capacità di sincronizzazione in un'ampia gamma di sistemi e fusi orari, oltre alla mole di lavoro che era in grado di assumersi. Avevamo decisamente bisogno di un fornitore per la gestione delle paghe in grado di gestire un carico di dati così esteso. Questo è stato un fattore determinante".
"Abbiamo cominciato il nostro workshop di global payroll insieme ad ADP a giugno del 2017", ricorda Natascha, "seguito dalla creazione del caso aziendale. Tutti i nostri rappresentanti si sono asserragliati da qualche parte per due settimane!"
Il risultato è stato un contratto che rispettava tutti i rigorosi requisiti di policy di FedEx e garantiva piena conformità al GDPR. La finalizzazione è avvenuta a maggio 2018, proprio quando è entrato in vigore il GDPR. Natascha è rimasta soddisfatta del tempismo. "Non potrò mai sottolineare abbastanza l'importanza che aveva e ha ancora oggi la conformità al GDPR".
Qual è il quadro generale due anni dopo le prime trattative contrattuali tra FedEx e ADP?
Ora FedEx dispone di un unico sistema di raccolta delle informazioni, con tutti i dati nello stesso formato. In questo modo, l'azienda può applicare una serie di controlli standardizzati che rendono molto più facile coordinare le operazioni internazionali.
Con ADP Global Payroll, Natascha può verificare in modo rapido e semplice che il payroll di ciascun Paese sia puntuale. "Non devo più chiedere informazioni ai vari team delle paghe sparsi in tutte le nostre sedi o, ancora peggio, scoprire l'esistenza di problemi quando è troppo tardi".
Nel complesso, ADP ha consentito a FedEx di gestire operazioni di payroll molto più agili e ottimali. I dipendenti hanno la certezza che le paghe sono elaborate in modo efficiente e trasparente e ora i team di payroll sono tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Natascha aggiunge:
"Ora possiamo offrire ai dipendenti report su tutte le nostre informazioni legate al payroll grazie alla dashboard di ADP. Si tratta di un sistema stabile e standardizzato che ci evita di svolgere le laboriose attività di corrispondenza tra i vari team, sistemi, applicazioni e via dicendo".
Per un'azienda vasta e variegata quanto FedEx (soprattutto considerando l'enorme varietà dei sistemi legacy che prima elaboravano il payroll), questa stabilità è un autentico valore aggiunto.
Soluzioni ADP