Di cosa hanno bisogno le aziende dal payroll quando si espandono all'estero?

Ormai da decenni, i dirigenti sanno che per differenziare e proteggere le loro imprese in modo competitivo devono concentrarsi sui punti forti della società, cioè sull'attività centrale che genera la maggior parte dei profitti e garantisce la resilienza aziendale futura.

Questo aspetto è particolarmente vero quando un'impresa si appresta a operare in mercati esteri. In genere, in questa fase i livelli di stress sono elevati e il personale, già oberato di lavoro, ha bisogno di tutto il tempo possibile per dedicarsi a iniziative fondamentali per l'azienda.

Per potersi concentrare sulle competenze del core business, le aziende sanno di aver bisogno di partner affidabili. Poiché le imprese cercano sempre di più di ridurre le vulnerabilità operative, migliorare l'agilità e contenere i costi operativi, che attirano l'attenzione degli investitori, si stima che il mercato globale dell'esternalizzazione dei processi aziendali abbia raggiunto i 302.617,9 milioni di dollari nel 2024 e che entro il 2030 raggiungerà i 525.228,5 milioni di dollari, con un tasso di crescita annuo pari al 9,8% dal 2025 al 2030¹.

Il payroll è il candidato del backoffice ideale per l'esternalizzazione, dato che:

• con la tecnologia e l'approccio di servizio giusti, è possibile ottenere efficienze in modo rapido;
• molte delle attività e dei calcoli ripetitivi di natura amministrativa possono essere automatizzati facilmente;
• un aumento dell'accuratezza può ridurre le salate sanzioni normative.

Ora che la vostra azienda ha deciso di espandersi in nuovi territori, di cosa avete bisogno da un partner per la gestione delle paghe? Per rispondere è prima opportuno esaminare le aspettative dell'impresa nei confronti del payroll.

Cosa si aspettano i vostri dirigenti dal payroll?

Un'ottimizzazione standardizzata

I vertici aziendali si aspettano che la funzione payroll sia pronta a supportare la crescita dell'azienda in qualsiasi momento. In realtà, tuttavia, i manager delle HR e del reparto Finanza hanno aspettative più contenute. Come dimostrato da una ricerca di PayrollOrg, secondo cui solo il 28% delle aziende dispone di una strategia di global payroll formalizzata, il 30% ci sta lavorando e il 42% ne è priva, c'è ancora della strada da fare prima di poter sostenere le ambizioni di espansione aziendale o geografica.²

Abbiamo chiesto ai manager del reparto payroll se avessero una strategia formalizzata nel campo del global payroll²

42% No

30% Ci sta lavorando

28% Si

I dati giusti per un input strategico

I dirigenti senior pretendono un'unica fonte di dati del payroll, che può e dovrebbe costituire un componente chiave su cui basare le strategie commerciali e di crescita.

Con dei dati del payroll affidabili, le aziende possono prendere decisioni basate sui dati che migliorano l'efficienza e favoriscono il successo. Ad esempio, il 46% dei manager del payroll vorrebbe che il sistema di gestione del payroll e delle risorse umane fosse integrato in un unico sistema di registrazione a livello globale.³Questo contribuirebbe a snellire i processi, ridurre gli errori e fornire informazioni preziose sulle tendenze e sui costi della forza lavoro.

Flessibilità incorporata

Il payroll di qualsiasi azienda dovrebbe essere scalabile e in grado di adattarsi non solo a forze lavoro nazionali più o meno estese, ma anche a un ambiente operativo circostante in costante evoluzione. Ma la verità è che le aziende adottano svariate strategie di payroll quando si espandono in nuovi mercati. In base alla nostra ricerca, il 37% collabora con un provider globale per le sue competenze in ogni mercato. Il 23% crea un team di payroll interno all'azienda, anche se trovare dipendenti esperti sta diventando sempre più difficile, mentre il 19% si rivolge a un provider di payroll nazionale e il 18% si affida a un fornitore di Employer of Record per la gestione del payroll.³

Conformità assicurata

Come minimo, i dirigenti aziendali si aspettano che la funzione di payroll sia in grado di convertire la retribuzione da lorda a netta evitando eventuali sanzioni normative. Tuttavia, per rispettare le leggi in costante cambiamento di tanti Paesi diversi, è necessario affidarsi a esperti in materia che monitorino gli aggiornamenti e interpretino testi legislativi spesso ambigui.

Molte aziende preferiscono rivolgersi a un fornitore di payroll internazionale per rispettare la legislazione sul lavoro, la normativa fiscale, i benefit previsti dalla legge, gli obblighi di salute e sicurezza, i requisiti di report e le norme di sicurezza e privacy dei dati.

Prima di affrontare la complessità aggiuntiva della compliance in nuovi territori esteri, è fondamentale capire chiaramente quali sono le capacità del proprio fornitore di payroll.

Cosa si aspettano i dipendenti dal payroll della loro azienda?

I dipendenti contano su un payroll preciso e corretto per il proprio benessere finanziario, aspettandosi anche che sia facile accedervi. Rispettare queste aspettative è fondamentale per la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti.

In base alla nostra ricerca, il tasso di precisione medio del payroll nei Paesi in cui hanno sede le aziende è pari all'85%.³ Errori frequenti dipendono da dati imprecisi, problemi di registrazione delle presenze e dalla mancanza di automazione. Automatizzando i processi, le aziende possono ridurre gli errori.

La buona notizia è che i team del payroll sono molto attenti. Tra i partecipanti al sondaggio, quasi la metà (49%) monitora la precisione del payroll e circa quattro su dieci si concentrano sulla risoluzione degli errori di payroll (43%) e sul numero di modifiche da effettuare (39%). In realtà, solo l'1% delle imprese ignora queste misure.³

Equità sul posto di lavoro

Le ricerche dimostrano regolarmente che per la maggior parte dei dipendenti di tutto il mondo lo "stipendio" è l'aspetto più importante del lavoro, cosa che li rende particolarmente sensibili alle disparità retributive.

Quando la forza lavoro ritiene di essere pagata in modo equo, è più probabile che i datori di lavoro possano contare su team motivati e produttivi e su un minore turnover dei dipendenti.

Anche se il numero di lavoratori che ritengono di non essere pagati in modo adeguato è in calo, il divario di genere persiste. A livello globale, le donne intervistate che hanno dichiarato di ricevere uno stipendio iniquo sono risultate una percentuale significativa (28%), rispetto a meno di un quarto degli uomini (23%). Infatti, in 15 dei 34 mercati in cui abbiamo svolto il sondaggio, oltre il 30% delle donne ha affermato di non ricevere una paga equa.⁴

Comprendendo i dati relativi al global payroll, le aziende possono implementare strategie di parità retributiva efficaci, garantendo salari equi quando si espandono in nuovi mercati.

Cosa si aspetta il vostro team HR/ payroll?

I leader dei reparti HR, Finanza e Payroll intervistati hanno indicato di essere ben consapevoli dei vantaggi che potrebbero offrire grazie a qualsiasi trasformazione del payroll. La varietà delle risposte rivela che c'è ancora tanta strada da fare prima che i professionisti del payroll possano davvero soddisfare i requisiti aziendali.

Una soluzione a prova di futuro in grado di gestire la nuova normalità

I team delle risorse umane desiderano un sistema di gestione del payroll in grado di integrarsi con i software HCM di terzi più diffusi, così da non dover preoccuparsene personalmente. In altre parole, un ecosistema sincronizzato in grado di accogliere nuove modalità di lavoro (remoto, flessibile, ibrido) e vari tipi di dipendenti (a tempo indeterminato, temporanei, consulenti).

Dati più visibili = miglioramenti più attuabili

La richiesta di personale di payroll esperto nel campo dei dati è alle stelle, ma i professionisti disponibili scarseggiano. Dovete trovare modi semplici per estrarre rapidamente dati affidabili sui dipendenti e trasformarli in report che i dirigenti possano utilizzare per confermare teorie sulla forza lavoro e sostenere casi aziendali in favore del cambiamento.

Che cosa desiderate ottenere principalmente dalla trasformazione del payroll? ³

Tutela dei dati dei dipendenti

Nessuno più dei team di payroll comprende quanto siano sensibili i dati che elaborano quotidianamente. Oggi che moltissimi dipendenti lavorano da remoto, i loro dati sono sempre più a rischio.

Non sorprende che secondo il 93% dei manager del payroll la sicurezza dei dati sia diventata molto importante o fondamentale per la strategia di payroll della loro azienda.³

Addio alle inefficienze del back-office

Gli addetti al payroll desiderano che le loro aziende adottino misure per alleggerire il fardello delle operazioni manuali e delle modalità di lavoro inefficienti. Ora che pensare in modo più strategico è diventato oltremodo necessario, noi di ADP riceviamo un numero sempre maggiore di richieste da parte di potenziali clienti curiosi di scoprire i vantaggi dell'automazione.

Secondo la nostra ricerca, il 58% delle aziende sta pensando di utilizzare le tecnologie AI per ridurre il carico di lavoro, mentre il 50% ha già automatizzato i processi manuali. Inoltre, il 41% ha introdotto la Robotic Process Automation (RPA) per migliorare l'efficienza e la precisione dei pagamenti. Man mano che queste tecnologie continuano a evolversi, le aziende possono aspettarsi l'intervento di innovazioni ancora più potenti nella gestione del payroll.³

Definire una collaborazione in campo di global payroll per la crescita

Torniamo alla nostra domanda iniziale: ora che la vostra azienda ha deciso di espandersi in nuovi territori, di cosa avete bisogno da un partner per la gestione delle paghe? Che si impegni a soddisfare tutte queste aspettative e vi aiuti a rendere il payroll operativo nei nuovi Paesi in modo rapido.

Ma in che modo la strategia di espansione scelta, sia essa organica o inorganica, influenza il payroll, e per estensione la collaborazione con un fornitore per la gestione delle paghe?

Scarica Il ruolo fondamentale del payroll nell'espansione internazionale di un'azienda per scoprire come preparare il payroll ad affrontare i nuovi mercati.

¹ Horizon Grand View Research, Business Process Outsourcing Market Size & Outlook
² The 2024 PayrollOrg (PAYO) ‘Getting the World Paid’ survey
³ ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
⁴ ADP Research, People at Work 2025: A Global Workforce View