State sfruttando al massimo le vostre collaborazioni con i fornitori di global payroll?

Dal 2020 sono tante le imprese che hanno accelerato le iniziative di digitalizzazione. Questa improvvisa impennata della curva di adozione della tecnologia ha scosso le modalità di lavoro standard e ha incoraggiato i dirigenti a rivalutare l'interazione delle soluzioni tecnologiche in outsourcing e le modalità in cui le complesse collaborazioni aziendali a monte possono generare valore aggiunto.

Un ecosistema di collaboratori interni ed esterni in espansione

In una forma o nell'altra, l'outsourcing esiste fin dalla rivoluzione industriale, anche se si è consolidato come strategia aziendale moderna solo negli anni '80. Da allora, molte aziende sfruttano i vantaggi della collaborazione con partner esterni per:

• ottimizzare la produttività e ottenere efficienze di costo;
• accedere a nuove tecnologie e pool di talenti;
• ricollocarsi in risposta ai cicli economici e alle tendenze emergenti.

Il modo di lavorare è cambiato. Oggi i dirigenti delle aziende che intendono espandersi all'estero prestano più attenzione alle proprie reti di valore in outsourcing per cercare un modo per adattarsi alle aspettative e alle dinamiche della "nuova normalità".

Allo stesso tempo, molte imprese hanno notato che i confini tra le categorie dei collaboratori interni sono sempre più confusi. Il personale full-time e part-time a tempo indeterminato, i lavoratori temporanei e i collaboratori terzi, come freelance e consulenti, sono tutti tasselli cruciali dell'ecosistema della forza lavoro, che facciano o meno direttamente parte del payroll.

Perché le aziende esternalizzano il payroll

Decenni fa, il lavoro del reparto di payroll, emblema di funzione aziendale non fondamentale, era uno dei primi che le aziende decidevano di esternalizzare. Fondata nel 1949, ADP è diventata un'azienda leader del settore in quanto fornitore di servizi di elaborazione manuale del payroll.

Con il passare degli anni, i motivi per cui le aziende esternalizzano le operazioni di payroll sono rimasti più o meno gli stessi. In genere la decisione viene sollecitata da situazioni estreme, come sanzioni per la mancata conformità, una violazione della sicurezza dei dati o un elevato turnover del personale causato da errori di calcolo degli stipendi. Più banalmente, i responsabili dei reparti HR e Finance esternalizzano il payroll quando si ritrovano alle prese con livelli di personale o capacità tecnologiche interne carenti.

Attualmente le motivazioni prevalenti sono queste, insieme a scopi aziendali più strategici a cui le aziende intenzionate a espandersi danno la priorità, come:

72% le aziende che stanno pensando di esternalizzare i processi del payroll in toto o in parte¹

Adattarsi a un panorama in evoluzione

Si stima che il mercato dei servizi di outsourcing del global payroll accelererà a un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 5% dal 2024 al 2029.² Che cosa alimenta una crescita così sbalorditiva?

Dal 2020 le aziende hanno iniziato a estendere il loro ecosistema di fornitori e collaborano con una rete più ampia di partner in risposta ai cambiamenti socioeconomici (tali cambiamenti includono una maggiore attenzione da parte di consumatori e dipendenti ai meriti della cooperazione globale, alle interruzioni della supply chain e al passaggio a una forza lavoro geograficamente estesa).

Attualmente, le aziende hanno nei confronti del payroll più pretese che mai. Una retribuzione precisa e puntuale non basta più: il payroll sta diventando sempre più strategico. Le aziende stanno scoprendo che il payroll può aiutare a ottenere una maggiore fidelizzazione del personale e coadiuvare l'acquisizione dei talenti. Migliora anche l'efficienza, poiché consente di ottenere una maggiore redditività quando si utilizzano dati intelligenti a supporto del processo decisionale. In pratica, oggi il payroll è una delle componenti del valore economico, non solo una spesa di bilancio. Tuttavia, per raggiungere questo obiettivo con successo, le aziende stanno riconoscendo la necessità di poter contare su competenze concrete, motivo per cui sempre più aziende esternalizzano la gestione del payroll.

Ecco alcuni degli aspetti principali della trasformazione del global payroll e i modi in cui la sua esternalizzazione può aiutare le aziende a raggiungerla:

• Integrazione dell'intelligenza artificiale nei processi di payroll. C'è una forte pressione che spinge a fare sempre di più con meno, e la carenza di personale si sta facendo sentire. Sempre più aziende si affidano alla tecnologia per semplificare i processi, velocizzare le attività ripetitive e soddisfare requisiti complessi come l'analisi dei dati.
• Esperienza del dipendente migliorata. Le aziende intendono usare servizi e metodi di pagamento innovativi per offrire maggiore flessibilità ai dipendenti e mantenere soddisfazione e fidelizzazione elevate del personale.
• Sicurezza dei dati migliorata. Di fronte all'aumento inesorabile degli attacchi informatici, mantenere l'integrità dei dati non è mai stato più essenziale.
• Integrazione ottimale dei sistemi. Le organizzazioni auspicano una maggiore integrazione dei dati del payroll con altri sistemi aziendali per ridurre il tempo necessario alla gestione delle informazioni.
• Solide competenze in materia di payroll e fidelizzazione dei talenti. L'aumento delle aspettative detta la necessità di competenze sempre più specializzate per raggiungere gli obiettivi aziendali strategici.

Per quanto riguarda il global payroll, in che modo cercate di stabilire il giusto equilibrio tra risorse interne e competenze in outsourcing e quali sono le considerazioni principali di cui tenere conto?

Organizzare un ecosistema con un partner per la gestione delle paghe

1. Ottenere il consenso interno sul numero ottimale di partner di payroll per la propria Azienda

   Nonostante svariate aziende affermino che un unico fornitore di global payroll non sia in grado di gestire tutte le necessità delle paghe internazionali, i clienti di ADP con strategie di payroll esternalizzato non esiterebbero a smentirle.

   Collaborare con più fornitori per la gestione delle paghe causa automaticamente un peggioramento della qualità del rapporto tra fornitore e cliente? È indubbio che collaborare con svariati partner B2B abbia conseguenze inevitabili:

   • Più responsabilità di gestione e contatto con il fornitore
   • Meno controllo interno
   • Implicazioni economiche
   • Necessità di un approccio tecnologico integrato a livello internazionale per gestire un ampio ecosistema di partner
   
   

   Il livello di consolidamento dipende dalla vostra visione del payroll nel futuro e da come intendete trasformare il payroll in una risorsa aziendale strategica. State cercando partner esterni che complementino le capacità dei vostri specialisti di payroll interni o che si assumano il grosso del lavoro attraverso un accordo di servizio completamente gestito?

   Tra i fattori trainanti che stanno dietro il numero ottimale di partner di un ecosistema non dovrebbero esservi le dimensioni o la posizione geografica della forza lavoro, bensì la soluzione ideale per la vostra attività. Un partner capace avrà a cuore gli interessi della vostra impresa, a prescindere dall'impatto sulla configurazione della rete di valore del fornitore di global payroll.

2. Ridurre il rischio di creare interdipendenze

   Ne abbiamo già illustrati alcuni, ma esistono altri rischi a cui pensare, non ultimo nel campo delle licenze tecnologiche.

   • In che modo le singole tecnologie dei fornitori interagiranno tra loro? Potrebbero danneggiare la vostra azienda a un certo punto?
   • Avete individuato e tenuto conto di tutti i rischi della condivisione di dati tra più fornitori?
   • Se avete collaborato con un partner per lo sviluppo di un'applicazione, avete la necessità di tutelare l'azienda con una proprietà intellettuale condivisa?
   • Avete condotto uno studio sulle efficienze di costo per valutare se attualmente i fornitori esterni contribuiscono alla vostra rete di valore più delle risorse interne?
   • Have you conducted a cost-efficiency study analysing whether the entirety of external providers is currently contributing more than internal assets to your value network?



3. Sviluppare una strategia per coordinare e capitalizzare su questi rapporti interconnessi

   La gestione dei fornitori non avviene solamente attraverso un team dedicato responsabile del controllo dei costi e della riduzione dei rischi. Come potete assicurarvi di collaborare con la vostra rete esternalizzata di fornitori di payroll nel modo più efficace possibile? Cominciate mappando le interazioni dei processi end-to-end di tutto l'ecosistema. Individuate eventuali punti deboli e gli standard di misurazione necessari per monitorare non solo le prestazioni individuali, ma anche l'efficacia complessiva della rete.

Come far fruttare al meglio la collaborazione con un partner di global payroll in outsourcing?

L'outsourcing non è solo un mezzo per raggiungere uno scopo: oggi le aziende si aspettano e hanno bisogno di un vero e proprio partner aziendale. Ma quali sono i criteri essenziali per scegliere un partner per la gestione delle paghe e quali sono i rischi potenziali? In che modo potete stringere un rapporto professionale vantaggioso per entrambi e assicurarvi che abbia la stabilità necessaria a superare eventuali riorganizzazioni, tagli ed espansioni?

Abbiamo redatto una breve guida per aiutarvi a valutare un potenziale partner per la gestione delle paghe e assicurarvi che abbia l'esperienza e l'acume aziendale per diventare un membro strategico della vostra rete di valore. Scaricala qui.

¹ ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
² Technavio, ‘Payroll Outsourcing Services Market by Product, Application, and Geography — Forecast and Analysis 2025-2029’