Disporre di dati affidabili permette alle aziende di prendere decisioni intelligenti di fronte a qualsiasi tipo di cambiamento. Nel clima economico e politico attuale, questo è un aspetto importante per tutte le imprese. Non stupisce che il 54% delle aziende vorrebbe che i propri team del payroll dedicassero più tempo all'analisi dei dati.1
Le informazioni ricavate dai dati del payroll accelereranno la penetrazione nei nuovi mercati e permetteranno alle aziende in espansione di evitare di prendere decisioni basate su dati sbagliati.
Per espandersi in un nuovo Paese, è necessario conoscere:
- i costi per l'assunzione di personale nel Paese in cui si prevede di insediarsi e iniziare a operare (benchmark retributivo);
- gli stipendi, le spese generali e il costo degli straordinari degli addetti alla gestione delle paghe;
- se l'azienda è già presente in Paesi comparabili con il nuovo.
Una volta aperta la nuova sede, sarà necessario monitorare attentamente la produttività, i costi degli stipendi, le modifiche legislative, la parità retributiva, i requisiti degli investitori e le fluttuazioni valutarie. Inoltre, occorrerà eseguire il benchmarking di tutti questi aspetti rispetto a sedi aziendali simili.
Andare dritti alla fonte…
Tutto comincia dal payroll. I dati del payroll sono quelli più precisi perché vengono verificati a ogni ciclo di paga (ad esempio, con cadenza mensile o bisettimanale). Paradossalmente, però, se sono archiviati in sistemi eterogenei e in formati diversi, per raccoglierli occorre ancora molto tempo.
Molti team delle paghe e delle risorse umane dedicano ancora troppo tempo a riunire informazioni provenienti da tanti sistemi diversi e da più aree geografiche. Infatti, il 41% delle imprese vorrebbe ridurre le attività manuali automatizzando le riconciliazioni tra il payroll e altri sistemi aziendali.1
Per diventare una fonte d'informazioni strategiche…
In base alla nostra esperienza, il numero di fornitori per la gestione delle paghe di un'azienda cambia drasticamente a seconda di due fattori chiave. Il primo è la presenza o l'assenza di una strategia di global payroll e il secondo è il tipo di espansione che ha affrontato quell'azienda, che può essere organica o attraverso acquisizioni.
Tra le aziende che dichiarano di non avere una strategia di payroll coerente durante le espansioni internazionali, circa un quarto (26%) gestisce soprattutto sistemi on premise, mentre un ulteriore 26% utilizza un mix di sistemi on premise e fornitori esterni.
Le aziende hanno i loro motivi per utilizzare questi sistemi eterogenei. Potrebbero utilizzare sistemi legacy in seguito a fusioni e acquisizioni, o può capitare che il manager della singola business unit abbia scelto un fornitore di payroll con una buona reputazione a livello locale.
Qualunque sia il motivo, esso complica la vita degli incaricati alla raccolta dei dati. Consolidando le piattaforme di payroll si ottiene una visione più chiara dei processi delle paghe ed è possibile individuare tendenze della forza lavoro potenzialmente in grado di supportare o sabotare l'espansione dell'azienda.
Una piattaforma unificata basata sul cloud può integrare tutti i dati in modo ottimale, permettendo di trovare e condividere dati precisi in tempo reale quando e se servono, e di garantirne la sicurezza.
Una volta organizzati i dati sul payroll, la cosa comincia a farsi molto interessante. Con un fornitore in grado di collegare i dati internazionali del payroll e delle HR, disporrai finalmente di informazioni preziose sulla forza lavoro.
Promuovere la trasformazione digitale del payroll grazie ai dati
I dati sono il trait d'union fra le tre fasi della trasformazione digitale di qualsiasi payroll.
- Ottimizzazione
Tutte le aziende intenzionate a espandersi devono ottimizzare le loro operazioni. Per il payroll, questo significa semplificare, eliminare gli errori di elaborazione e ridurre i costi.
L'ottimizzazione comprende anche la struttura interna del payroll. A prescindere dal fatto che il vostro modello di erogazione dei servizi sia centralizzato oppure organizzato per sede o area geografica, siete in grado di ottenere rapidamente i dati necessari per le decisioni legate alla crescita del business?
- Visibilità
Si tratta di un grande vantaggio offerto dall'unificazione delle soluzioni payroll e HR.
Quando abbiamo chiesto ai leader globali cosa desiderassero di più dalla trasformazione digitale del payroll, le due risposte più quotate sono state:
- Integrazione del payroll con altri sistemi aziendali e delle HR
- Software più affidabili basati sul cloud
Avere una visione completa delle spese è fondamentale per le operazioni finanziarie di qualsiasi azienda in espansione. Non importa se la tua impresa sta crescendo in modo organico o attraverso fusioni e acquisizioni: avrà comunque bisogno di un sistema affidabile di modelling, previsione e reporting. La struttura ideale per fornire i dati necessari deve offrire un'integrazione completa dei sistemi di payroll, HR e finanziario. Eppure abbiamo scoperto che solamente il 47% delle aziende globali dispone di un sistema integrato che riunisce payroll e contabilità / dati finanziari globali e che appena il 45% vanta anche un sistema di registrazione globale delle risorse umane.1
Per i team delle risorse umane, disporre di una visione chiara dei dati dei dipendenti significa poter creare benchmark avanzati, elaborare piani di benefit precisi e generare i report necessari in tutta tranquillità. Ed essere in grado d'individuare e reindirizzare le tendenze della forza lavoro è probabilmente più importante che mai. Ad esempio, nello studio "Diversity matters even more" del 2023, McKinsey & Company ha rilevato che le aziende nel primo quartile per la presenza di dipendenti donne e appartenenti a minoranze etniche hanno il 39% di possibilità in più di ottenere prestazioni finanziare migliori rispetto a quelle dell'ultimo quartile.2
- Agilità
Ottimizzare il payroll permette di ottenere dati sui dipendenti visibili e fruibili e rende possibile la terza fase: l'agilità. Adattarsi e trovare nuove modalità di lavoro è possibile solamente disponendo dei dati necessari per poter agire in fretta. Disporre di dati fruibili significa non solo poter reagire ai cambiamenti interni ed esterni, ma anche fare previsioni precise e anticipare gli sviluppi futuri.
Un payroll basato sui dati fornisce le informazioni necessarie a prendere decisioni sensate, soprattutto per quanto riguarda i costi. Se poi colleghi i dati sul payroll e sulle HR, otterrai una miriade di informazioni sulla forza lavoro che ti aiuteranno ad avere successo nei nuovi mercati. In altre parole, i dati non sono utili solo per il payroll, ma anche per la crescita aziendale.
“Ora che disponiamo di sistemi integrati, sappiamo che il nostro sistema di gestione delle risorse umane è in grado di estrarre dati precisi e generare informazioni e dashboard. Questo flusso di dati semplificato ha ottimizzato la qualità dei report, potenziato il reparto Finanza e migliorato la pianificazione, la definizione del budget e il monitoraggio della forza lavoro. Ormai la dirigenza utilizza attivamente queste informazioni per capire meglio l'azienda e prendere decisioni strategiche.”
— Oluyomi Okunowo
SVP of Total Reward and People Operations, Wella Company
1. ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
2. McKinsey & Company, Diversity matters even more: The case for holistic impact report 2023.
