In che modo CCEP ha implementato le soluzioni ADP Global Payroll completamente integrate con SAP SuccessFactors per creare un'unica tecnologia unificata e porre l'accento sulla forza lavoro.
CCEP si avvale del programma Strategic Client Partnerships di ADP, volto a sostenere i nostri clienti principali per il raggiungimento dei loro obiettivi.
La busta paga è particolarmente importante perché è sempre definita a livello locale e non è soggetta a regole internazionali. È una delle aree principali di cui si deve occupare un fornitore, dimostrando di conoscerlo a fondo e di sapersi adattare alla costante evoluzione della legislazione locale. Non sono tanti gli operatori del settore in grado di offrire, oltre a questo, standardizzazioni internazionali, sistemi ed elaborazioni dei dati e governance: è questo il valore aggiunto di ADP.
Nico Orie,
VP, People & Culture Function Strategy and Service
Coca-Cola European Partners
Introduzione
Produttore e distributore di The Coca-Cola Company, Coca-Cola European Partners (CCEP) è il maggiore imbottigliatore di bevande a marchio Coca-Cola del mondo, con profitti per gli azionisti pari a 12 miliardi di euro e un margine operativo lordo pari a 1,7 miliardi di euro. Con 23.000 dipendenti sparsi in 13 Paesi europei, CCEP elabora un'elevata quantità di dati in ambito payroll e HR; l'accuratezza e la puntualità dei dati sono quindi essenziali per garantire l'operatività dell'azienda.
Nel 2014, appena prima che CCEP cominciasse a collaborare con ADP, aziende di tutto il mondo hanno cominciato a riunire il back-office delle risorse umane e a implementare servizi HCM condivisi.
CCEP si è resa conto di avere bisogno non solo di un unico sistema di gestione delle risorse umane, ma anche di un sistema standardizzato sia per le paghe che per l'HR per sfruttare appieno il potenziale del payroll. Con il tempo, i vari processi e sistemi hanno generato situazioni complesse; l'adozione delle soluzioni ADP ha offerto trasparenza e la possibilità di fare un passo indietro per esaminare i protocolli sul payroll, in particolare le modalità di semplificazione e ottimizzazione.
Le paghe viste da una nuova prospettiva
Ora come non mai, è chiaro che il payroll è molto più di un cosiddetto "fattore scontato". Figura infatti tra gli obiettivi strategici di un'azienda, soprattutto in un'epoca di modifiche e riadattamenti continui. Anche il team delle risorse umane di CCEP ha sempre ritenuto il payroll un elemento essenziale. Quando è stato messo alla prova dal Covid-19, all'inizio del 2020, il team si è rimboccato le maniche e ha continuato a garantire il servizio, rendendo sempre più chiaro quanto fosse importante per CCEP investire in un sistema robusto e affidabile.
Nico Orie ha notato che nel panorama aziendale più ampio, "il COVID-19 ha rappresentato un fortissimo campanello d'allarme, sottolineando l'importanza del payroll e facendoci capire che non basta premere un pulsante per metterlo in funzione, ma che richiede la gestione di dipendenti dedicati e altamente qualificati".
Il margine competitivo di un'azienda si basa essenzialmente sulla maggiore risorsa aziendale, i talenti, e l'azienda non si può permettere di perdere dipendenti. Nico Orie prosegue: "In questo ambito "se tutto tace" significa che tutto funziona come deve. Quando il payroll non funziona correttamente, i dipendenti di prima linea sono demotivati, e di conseguenza il coinvolgimento diminuisce e i risultati peggiorano. Ecco perché è fondamentale retribuire la forza lavoro in modo corretto e puntuale".
Le sfide
Prima di lavorare con ADP, CCEP si è ritrovata nella stessa situazione di molte altre grandi multinazionali, ovvero con un accumulo di svariate soluzioni interne miste di payroll e HR di diversi fornitori. Dato che si avvaleva di soluzioni on e off-premise, per aumentare l'efficienza del payroll era necessario standardizzare i processi in tutte le aree geografiche. A prescindere dalle dimensioni e dal numero di dipendenti di un singolo Paese, ognuno deve disporre di un sistema di gestione delle paghe adatto alla legislazione e ai requisiti normativi nazionali, in grado però di inserirsi nei sistemi internazionali.
Per incrementare l'efficienza e migliorare la governance e la responsabilità era assolutamente necessario adottare un approccio standardizzato. Poiché ogni area geografica operava in modo autonomo con sistemi diversi, è emersa la necessità di creare un unico "linguaggio" interno che il reparto HR e i professionisti potessero usare per parlare di payroll. Era essenziale che il payroll non fosse più considerato un semplice "fattore scontato", bensì un elemento in grado di incrementare l'efficienza, la standardizzazione dei dati e il controllo dell'azienda.
La soluzione
Adottando la soluzione ADP Global Payroll, che comprende un'integrazione ottimizzata con SuccessFactors core HR, CCEP ha potuto offrire un'unica visione comune e standardizzata del payroll, semplificando gli insiemi di dati, i processi e le modalità di lavoro in 13 Paesi e connettendo in modo ottimale ADP Global Payroll al sistema Core HR di CCEP. La decisione di collaborare con ADP per adottare pratiche globali standard è stata relativamente semplice, ma la singolarità di ogni area geografica ha complicato il processo. L'esperienza di ADP nel campo della compliance nazionale e della standardizzazione globale è stata fondamentale per trasformare i processi payroll di CCEP, che devono rispettare norme di conformità e sistemi fiscali diversi, nonché legislazioni locali in rapida evoluzione. Le competenze uniche di ADP nel campo del payroll e dell'integrazione dell'HR core hanno permesso di creare un processo end-to-end integrato senza intoppi.
Da parte sua, CCEP desiderava adottare un sistema di payroll internazionale standardizzato per ridurre i rischi e preparare l'azienda al futuro. Si tratta di una decisione intrinsecamente strategica per creare una piattaforma a lungo termine in grado di gestire il payroll in modo efficiente. Cambiare fornitore per la gestione delle paghe è un'impresa complessa e comporta spese elevate: per questo è essenziale scegliere il fornitore giusto e creare un sistema in grado di adattarsi alle situazioni future.
I risultati
Secondo Nico Orie, i vantaggi principali dell'implementazione di ADP sono la sua impareggiabile stabilità e conoscenza del payroll e una soluzione davvero globale…
"ADP ha le dimensioni adatte e la capacità di innovare, garantire solidità e crescere. Mi ricordo di aver contattato il nostro Client Partner ADP nella prima settimana di marzo 2020, quando non sapevamo cosa sarebbe successo se tutto il team addetto alle paghe avesse contratto il coronavirus. ADP si è dimostrato un partner solido proponendoci soluzioni alternative molto ponderate, grazie alle quali ho potuto assicurare alla dirigenza che eravamo in buone mani."
L'adozione delle soluzioni di ADP ha creato un linguaggio internazionale per il payroll, contribuendo a promuovere la collaborazione e l'integrazione interne e permettendo al team internazionale di fare scelte più lungimiranti e sfruttare le capacità interne. A differenza dei sistemi interni sparsi ovunque, un sistema standardizzato offre maggiore flessibilità e l'agilità per adattarsi ai cambiamenti costantemente in atto nel settore delle paghe e nel mondo in generale.
L'implementazione di un sistema di payroll internazionale integrato al core HR ha permesso a CCEP di gestire non solo i cambiamenti in campo di payroll, ma anche quelli aziendali. L'utilizzo di un'architettura tecnologica semplificata ma potente costituisce una base solida che semplifica la gestione dei cambiamenti interni all'azienda.
Tra i risultati che emergono subito dalla standardizzazione dei sistemi di gestione del payroll e delle paghe vi sono le informazioni dettagliate sui dati. Disporre di un'unica fonte aggregata di dati permette un'analisi più utile e accurata, con la possibilità di avere una panoramica aziendale più ampia e di individuare elementi e tendenze che si sviluppano nel tempo e nelle diverse regioni.
Per la visione di CCEP è importante concentrarsi sull'infrastruttura digitale, in quanto i modelli di business di aree come l'esperienza del dipendente, e persino l'intelligenza artificiale, cambiano in base alle nuove funzionalità dei dati. Tra gli obiettivi principali di Nico Orie figura la possibilità di ottenere dati preziosi in ambito di payroll e risorse umane per personalizzare maggiormente il coinvolgimento e lo sviluppo della carriera dei dipendenti.
"Il coronavirus ha accelerato la necessità di agire e pensare in modo strategico, e una parte integrante di questo processo ha a che fare con la resilienza. Dato che questa non sarà l'unica crisi che dovremo affrontare, la resilienza, il benessere e lo sviluppo di competenze sono fondamentali. È essenziale creare una cultura aziendale pronta per il futuro con una mentalità improntata alla crescita e un'apertura nei confronti del cambiamento. E al centro di tutto questo c'è l'esperienza del dipendente: con le giuste tecnologie, come quelle di ADP, siamo più preparati a porre l'accento sulla forza lavoro e a plasmare l'esperienza aziendale partendo da questo. Se le paghe non vengono gestite in modo puntuale e accurato, qualsiasi piano o strategia per il futuro della cultura aziendale è destinato a fallire."
Adottare una soluzione di payroll internazionale è il fulcro della trasformazione digitale e del successo di un'azienda, ed è stato proprio un sistema di gestione del payroll unificato a consentire a CCEP di realizzare i suoi obiettivi strategici, a concentrarsi sul core business e a ridurre il carico amministrativo semplificando i processi.
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