Desideri che la produttività della forza lavoro faccia il salto di qualità?

La gestione del personale è un metodo attraverso il quale i datori di lavoro destinano dipendenti e risorse in modo strategico, monitorano le presenze e rispettano le leggi e le normative in costante cambiamento sul lavoro. In ultima misura, gli obiettivi sono l'ottimizzazione della produttività e la riduzione dei rischi. Quando la gestione del personale è inserita in una soluzione software all'avanguardia, può anche aiutare le aziende a migliorare i rapporti con i dipendenti, a potenziare l'assistenza clienti e a creare un impatto finanziario positivo.

Cosa significa gestione del personale?

La gestione del personale permette di individuare le priorità fondamentali di un'azienda e di anticipare le sfide legate al capitale umano in modo da poter attuare misure adeguate per mitigare i rischi e mantenere l'efficienza.  La pianificazione, la gestione degli orari, l'analisi dei dati e la conformità alle normative sono solo alcune delle attività cruciali in tal senso.

Gli obiettivi della gestione del personale

Ciascun datore di lavoro ha priorità diverse ma in generale la maggior parte delle aziende, a prescindere dalle loro dimensioni o dal settore in cui opera, desidera essere più efficiente e produttiva della concorrenza. Un altro obiettivo comune della gestione del personale è il rispetto delle leggi e delle normative in costante evoluzione.

Perché è importante la gestione del personale?

Perché i datori di lavoro con policy e prassi incoerenti sulla forza lavoro potrebbero andare incontro ai seguenti problemi:

  • Violazioni della compliance
  • Aumento dei costi
  • Carenze di personale
  • Incidenti legati alla sicurezza sul lavoro
  • Inefficienza produttiva
  • Tassi elevati di turnover

Come funziona la gestione del personale?

Una soluzione di gestione del personale utilizza i dati storici e l'apprendimento automatico per prevedere le future esigenze legate al personale. Dopodiché, crea le pianificazioni più adatte al modello previsto e monitora automaticamente la gestione presenze dei dipendenti.

Quali sono le funzioni e le caratteristiche di una soluzione di gestione del personale?

Una soluzione di gestione del personale dovrebbe offrire le seguenti funzionalità:

  • Previsioni sul lavoro
    Le fluttuazioni della domanda dei clienti, le festività e persino le condizioni meteorologiche possono ostacolare la massimizzazione o il rispetto dei budget destinati alla manodopera. Grazie alla creazione di modelli per queste situazioni, i datori di lavoro possono prevedere quali fattori potrebbero causare esuberi o carenze di personale.
  • Pianificazione
    Durante la creazione delle pianificazioni, i datori di lavoro hanno la possibilità di selezionare i dipendenti in base a una serie di criteri, tra cui l'esperienza, le competenze, la preferenza, ecc. Inoltre, i lavoratori possono anche scambiarsi i turni o condividere la propria disponibilità in anticipo per evitare lacune di copertura.
  • Monitoraggio delle presenze
    Le soluzioni di gestione del personale catturano i dati alla fonte (timbracartellini, terminali, app per dispositivi mobili, fogli presenze online e POS) e applicano automaticamente determinate regole aziendali per contribuire a garantire un'elaborazione del payroll precisa ed efficiente.
  • Gestione delle assenze
    È possibile monitorare facilmente le ferie pagate e le aspettative di lunga durata, come quelle previste dal Family Medical Leave Act (FMLA).
  • Gestione degli straordinari
    I sistemi di gestione del personale possono generare notifiche quando le ore totali di un dipendente innescano gli straordinari o se qualcuno prova a superare l'orario di lavoro stabilito senza autorizzazione. Questa funzionalità consente ai datori di lavoro di distribuire gli straordinari in modo equo ed efficiente e li aiuta a evitare i costi eccessivi del payroll legati a ore di lavoro non autorizzate.
  • Dati analitici
    I manager possono visualizzare i dati in tempo reale attraverso dashboard personalizzati e apportare le correzioni necessarie alla pianificazione. Inoltre, possono generare report per visualizzare le tendenze diacroniche attraverso una serie di indicatori chiave.
  • Conformità alle normative
    Configurare le regole relative al lavoro e alle paghe all'interno di una soluzione di gestione del personale permette di rispettare più facilmente le normative sui salari e sugli orari di lavoro, i contratti collettivi e altre policy per i datori di lavoro. Questi sistemi producono anche processi di revisione dei cartellini, che possono essere uno strumento inestimabile per limitare l'esposizione in caso di controversie.
  • Accessibilità da dispositivi mobili
    I datori di lavoro possono predisporre sostituzioni o modificare le pianificazioni in tutta rapidità da un dispositivo mobile. Questa funzionalità garantisce loro una copertura ottimale anche quando i lavoratori si rendono indisponibili all'improvviso.

Quali sono i vantaggi della gestione del personale?

Se implementata e utilizzata in modo efficace, la giusta soluzione di gestione del personale può aiutare i datori di lavoro con le seguenti operazioni:

  • Controllo dei costi
    È possibile ridurre esuberi, straordinari in eccesso e altre spese costose prevedendo le esigenze di lavoro con l'utilizzo della tecnologia. Grazie ad alcune soluzioni di gestione del personale avanzate, i datori di lavoro possono persino constatare l'impatto delle pianificazioni create sui budget.
  • Elaborazione delle paghe più precisa
    I software di gestione del personale rendono il payroll più affidabile perché analizzano automaticamente il lavoro orario e individuano eventuali andamenti legati agli straordinari. Inoltre, rendono superflui l'inserimento ripetitivo di dati e i calcoli manuali, riducendo così gli errori umani.
  • Miglioramento della produttività
    I benchmark consentono ai datori di lavoro di effettuare controlli incrociati sui dati relativi alle presenze con quelli di aziende di dimensioni simili, della stessa area geografica o dello stesso settore. Se la loro forza lavoro non è allo stesso livello della concorrenza, possono implementare misure correttive.
  • Creazione di pianificazioni più intelligenti
    Avendo a portata di mano i dati in tempo reale, i manager possono individuare rapidamente turni vacanti ed effettuare sostituzioni prima che si verifichino carenze di personale. Anche la possibilità di creare coperture in base alla filiale, al reparto o alla mansione contribuisce a garantire una copertura ottimale.
  • Riduzione dei rischi di compliance
    Grazie ai workflow automatizzati che monitorano l'idoneità dei dipendenti e le ferie spettanti, è possibile gestire più facilmente le sovrapposizioni tra il FMLA e le leggi statali sui congedi. Inoltre, l'archiviazione online offerta dai software di gestione del personale è utile anche in caso di audit da parte di un'agenzia governativa.

Scegliere una soluzione di gestione del personale

Solitamente, a determinare qual è la soluzione di gestione del personale più adatta a un'azienda sono il settore e la sede in cui opera, le caratteristiche della sua forza lavoro e i suoi obiettivi strategici. Nonostante queste variabili, molti datori di lavoro seguono questi passaggi durante la valutazione dei fornitori:

  1. Definizione dello stato attuale dei processi
    Individuare i processi di gestione del personale già presenti e i relativi responsabili.
  2. Raccolta del feedback
    Chiedere agli stakeholder quali sono le difficoltà che riscontrano e quali miglioramenti vorrebbero.
  3. Valutazione del livello di maturità
    Determinare a che punto del percorso di gestione del personale si trova l'azienda e se è pronta per una soluzione avanzata.
  4. Creazione di un elenco di desideri
    Definire i requisiti prioritari di un sistema di gestione del personale e cominciare a valutare i potenziali fornitori in base a questi punti.

Domande frequenti sulla gestione del personale

Qual è il ruolo della gestione del personale?

Uno degli obiettivi principali della gestione del personale è aumentare la produttività senza incorrere in ulteriori costi del lavoro. Per raggiungere questo scopo, di solito è necessario disporre delle persone e delle risorse giuste al posto giusto e al momento giusto.

Che cosa fa la gestione del personale?

I datori di lavoro utilizzano la gestione del personale per svolgere, tra le altre cose, molte delle seguenti attività:

  • Previsioni delle necessità legate al lavoro
  • Pianificazione dei dipendenti
  • Monitoraggio delle presenze
  • Gestione delle assenze
  • Analisi dei dati
  • Supporto per la compliance

Che cosa sono gli strumenti di gestione del personale?

Sono soluzioni software che aiutano i datori di lavoro a raggiungere i loro obiettivi relativi alla forza lavoro. Le opzioni variano da strumenti transazionali (gestione base delle presenze) a strumenti trasformativi (gestione del personale avanzata, dati analitici, IA e dispositivi mobili).