È di 420 euro a dipendente il costo che sostiene annualmente l’azienda per la gestione delle risorse umane.

Da più di un anno e mezzo, la pandemia ha cambiato il nostro modo di vivere, di relazionarci e di lavorare. E in molte aziende questo cambiamento non ha riguardato solo la salute dei dipendenti, ma ha anche modificato, in misura maggiore o minore, il modello di business.

ADP ha monitorato i costi e la produttività dei dipartimenti che si occupano dell’amministrazione delle risorse umane e delle retribuzioni in 403 aziende di 6 paesi europei: Spagna, Germania, Francia, Inghilterra, Italia e Paesi Bassi. Tra i risultati dell'analisi, si evidenzia come nel 2020 il costo medio della gestione delle risorse umane in Italia era di 420 euro all'anno per dipendente, 527 euro se si includono i costi nascosti. Lo studio sottolinea anche che i team HR nelle aziende di medie dimensioni dedicano quasi metà del loro tempo (45%) ad attività amministrative ripetitive, come il payroll (18%), l’amministrazione HR (14%) o la gestione delle assenze (13%). Infine, indica che i team HR hanno difficoltà ad adempiere al proprio ruolo di gestione strategica, a investire nel lato più umano dei propri incarichi e a raggiungere i propri obiettivi principali.

Questa crisi ha avuto un impatto economico che sta inevitabilmente portando a ritardi nell’erogazione delle buste paga, insolvenze nelle piccole imprese, perdite di posti di lavoro e, di conseguenza, una diminuzione del potere d'acquisto in tutti i settori della società, che siano stati direttamente colpiti o meno. In un tale contesto, diventa cruciale evitare il collasso organizzativo causato, per esempio, dal malfunzionamento dei sistemi informatici, dalla mancanza di un responsabile delle buste paga o anche dalla chiusura degli uffici.

Nel corso degli anni, i servizi HR sono stati razionalizzati e ottimizzati e i costi associati sono stati ridotti. Nel frattempo, le richieste nei confronti del team HR hanno continuato a crescere, il che ha aumentato il carico amministrativo di questa funzione. In questi tempi di crisi, l’agilità è spesso sinonimo di sopravvivenza del business.

L’importanza dell’outsourcing

Nel contesto attuale è essenziale valutare, nel modo più accurato possibile, il costo operativo totale della funzione di amministrazione delle risorse umane e delle retribuzioni. È anche necessario essere in grado di includere i costi nascosti che non appaiono nel sistema contabile. In questo modo, sarà possibile analizzare il costo reale della gestione delle paghe, del tempo e delle attività, dell'amministrazione dei dati HR e dei suoi processi. Attraverso l'identificazione dei costi HR visibili e nascosti, si evidenziano le opportunità di ridurre queste spese, si mostra quali aree sono più produttive e si stabilisce un legame esplicito tra le attività HR e i risultati operativi.

L'outsourcing riduce la necessità di investimenti, poiché l'acquisto di licenze software, l'installazione e l'aggiornamento di programmi di gestione delle paghe e delle risorse umane stanno diventando sempre più obsoleti. Così, le spese di amministrazione passano da un costo fisso a un costo variabile a seconda del numero di dipendenti e delle strutture. Sia che l'azienda stia crescendo o che stia attraversando un periodo di crisi, la funzione di amministrazione delle risorse umane si può adattare senza dover spendere di più man mano che si va verso una gestione su più sedi.

La legislazione legale e fiscale cambia sempre più frequentemente, rendendo più complesso il lavoro e sempre più necessario affidarsi a esperti legali. I fornitori di servizi hanno interi team di esperti legali e informatici che implementano continuamente nuove regole e deroghe in ambito sociale e fiscale. Può essere difficile per un'azienda indipendente garantire lo stesso livello di aggiornamento legale e tecnologico.