Gli HRIS, ovvero Human Resource Information System, sono software in grado di automatizzare i processi delle risorse umane. Consentono ai professionisti delle HR di amministrare facilmente i dati collegati ai dipendenti dalla compilazione fino al recupero, comprese informazioni personali, esperienze di lavoro pregresse e documentazione relativa alla formazione, da un'unica piattaforma.
Gli HRIS vengono anche chiamati HRMS, acronimo di Human Resource Management System (sistema di gestione delle risorse umane), o HCM (Human Capital Management, gestione del capitale umano), anche se indicano tutti la stessa cosa.
Man mano che un'azienda cresce, i sistemi possono diventare frammentati e disconnessi a causa dell'implementazione di soluzioni rapide volte a colmare le lacune o ad aggiungere nuove risorse al mix. Di conseguenza, ci si può ritrovare con dati incompatibili, incoerenti e scollegati.
È per questo che tante aziende diverse scelgono di riorganizzare e migliorare i propri servizi adottando una soluzione moderna e basata sul cloud come lo HRIS.
Prendendo in carico attività noiose e ripetitive, gli HRIS permettono ai team delle risorse umane di dedicare più tempo alla loro funzione chiave, la gestione del personale, contribuendo così a plasmare una forza lavoro soddisfatta e produttiva.
Alcuni HRIS comprendono funzioni di analisi in grado di proporre modelli e previsioni alle aziende, permettendo ai professionisti delle HR di prendere decisioni informate.
Gli HRIS attuali progettati per incorporare l'esperienza utente e interfacce intuitive possono contribuire a migliorare l'esperienza del personale e dei potenziali dipendenti. Questo tipo di interfaccia può semplificare il processo di candidatura e l'inserimento dei dipendenti in programmi di benefit ed essere impiegata in altre funzioni delle risorse umane.
Le funzionalità più comuni degli Human Resource Information System possono aiutare le aziende a ridurre i costi in aree che, prima dell'implementazione del sistema, dedicavano molto del loro tempo al lavoro manuale. Tra queste si annoverano l'analisi, l'IA e l'automazione, che possono contribuire a svolgere attività come il monitoraggio delle presenze e l'elaborazione delle paghe.
Essendo basata sul cloud, spesso la tecnologia HRIS è in grado di gestire l'espansione aziendale in tempo reale, compresi nuovi dipendenti, aree geografiche, contratti e volumi di dati, senza dover ricorrere a nuovi fornitori e sistemi.
Poiché gli Human Resource Information System sono basati sul cloud e sempre connessi, alcuni fornitori possono garantire alle aziende il rispetto della conformità e la sicurezza per contribuire a impedire violazioni dei dati.
Gli HRIS offrono alle aziende soluzioni HR tutto in uno sotto forma di strumenti su misura e funzionalità scalabili in grado di affrontare tutte le sfide legate alla crescita. Vediamo le funzionalità più comuni di questo tipo di software.
Gli HRIS possono aiutare i professionisti incaricati delle assunzioni a scremare i CV, effettuare selezioni dei candidati e svolgere verifiche delle esperienze pregresse.
Molti degli HRIS disponibili automatizzano il calcolo delle trattenute obbligatorie e facoltative dagli stipendi del personale, eliminando la necessità dell'elaborazione manuale, permettendo di risparmiare tempo ed evitando potenziali errori. Alcuni HRIS offrono anche la possibilità di effettuare pagamenti flessibili.
Dopo l'automazione del monitoraggio delle presenze per conto del reparto HR, gli HRIS possono comunicare con il payroll per contribuire a migliorare la precisione degli stipendi dei dipendenti, un aspetto fondamentale.
Solitamente, gli HRIS sono in grado di gestire i benefit aziendali offerti ai dipendenti, dalle pensioni a vari tipi di previdenza.
Alcuni HRIS possono notificare le aziende riguardo a eventuali modifiche delle leggi fiscali e sul lavoro, permettendo loro di rimanere sempre aggiornate.
Alcuni HRIS permettono di automatizzare i metodi di misurazione delle HR e possono fornire dati su richiesta, inviando avvisi, report e azioni consigliate agli stakeholder.
Molti HRIS offrono un solo sistema unificato che integra il monitoraggio delle presenze dei dipendenti, i benefit aziendali e il payroll. Alcuni sono in grado di sincronizzarsi con altri sistemi o consentire agli utenti finali di personalizzare le integrazioni più adatte alla loro configurazione specifica.
Fondata nel 1927, Heritage Bank è una delle banche comunitarie più importanti dell'area del Pacifico nordoccidentale ed è amministrata da un team che comprende Shannon Carson, l'Assistant Vice President e HRIS Officer, assunta quando l'azienda contava appena 150 dipendenti. Nel 2014, grazie a nuovi contratti, a una crescita organica e a fusioni, i lavoratori erano diventati ben 800. La rapida espansione ha provocato alcune criticità, che analizzeremo più nel dettaglio.
"Per me, ADP è un partner. Tiene molto al nostro successo. Fa il massimo per aiutarci a collaborare in modo strategico con il team dirigente. La sua missione è eliminare il carico amministrativo dalle HR e fornire quegli strumenti agli utenti. ADP ha a cuore i nostri migliori interessi e vuole offrirci tutto quello di cui abbiamo bisogno per fare il nostro lavoro".
- Shannon Carson, Heritage Bank, HRIS Officer
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