In che modo il software di gestione della forza lavoro aiuta a garantire la conformità?

Il software di gestione della forza lavoro è uno strumento potente. Non solo aiuta le aziende a conformarsi alle normative, alle leggi e agli standard interni di best practice per l’Italia e l’UE, ma offre anche una serie di funzionalità che consentono di risparmiare tempo. Questo software gestisce in modo efficiente le attività amministrative di gestione di una forza lavoro moderna, come pianificazione, monitoraggio del tempo, buste paga e risorse umane.

Automatizzando questi processi, le aziende sperimentano una maggiore produttività, una riduzione degli errori e un onboarding e un reclutamento semplificati.
 Il risultato? Operazioni efficienti, maggiore produttività e minor rischio di non conformità.

La conformità in Italia ed UE va oltre il semplice rispetto degli standard legali in materia di diritto del lavoro e legislazione fiscale. È uno scudo che protegge il tuo personale e la tua azienda da rischi legali, danni alla reputazione e perdite finanziarie dovute alla non conformità. In questo contesto, esploreremo come il software di gestione della forza lavoro può essere il tuo alleato nel mantenere la conformità, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore della tua azienda.

Comprendere la conformità

La conformità sul posto di lavoro è il processo di osservanza delle norme e dei regolamenti relativi al posto di lavoro in Italia. Copre vari aspetti del lavoro, dalla salute e sicurezza alla sicurezza dei dati, alla tassazione e all'etica. La conformità garantisce che le aziende conducano le proprie operazioni in modo legale ed etico e, di conseguenza, protegge dipendenti e datori di lavoro da qualsiasi rischio legale. Ecco alcuni esempi di requisiti di conformità essenziali di cui essere consapevoli:

• Salute e sicurezza: i datori di lavoro devono mantenere luoghi di lavoro sicuri e garantire illuminazione, pulizia e igiene adeguate.
• Sicurezza dei dati: le aziende sono tenute a salvaguardare i dati sensibili dei dipendenti seguendo le leggi sulla protezione dei dati (come il GDPR).
• Contratti di lavoro: le aziende devono garantire che i contratti di lavoro siano conformi e che i dipendenti siano correttamente classificati secondo la legislazione vigente.
• Pari opportunità: le aziende devono garantire equità e trasparenza nelle assunzioni e non discriminare i gruppi minoritari o le persone disabili.
• Politiche HR: i team HR necessitano di un solido insieme di politiche interne relative al congedo parentale, al congedo per lutto e ai processi disciplinari per stabilire aspettative chiare e attuabili per tutti i dipendenti.
• Agenzia delle Entrate: tutte le aziende devono registrarsi presso l’Agenzia delle Entrate per l'imposta sulle società. I requisiti dipendono dall'entità aziendale (ad esempio, ditta individuale, SRL, SPA etc.).
• Conservazione dei registri: è essenziale mantenere registri impermeabili delle buste paga e dei dati dei dipendenti, nonché dei registri statutari.
• Dichiarazione dei redditi: le aziende sono tenute a presentare i conti annuali e le dichiarazioni dei redditi delle società.

Sfide nel mantenimento della conformità

Le aziende in Italia hanno bisogno di aiuto per la conformità legale. Le complesse normative che riguardano diversi aspetti del business, tra cui le leggi sul lavoro, la salute e la sicurezza, la protezione dei dati e le norme fiscali e sui salari, pongono grandi sfide. Queste sfide creano complessità legali nelle quali le aziende possono facilmente incorrere, indipendentemente dalle loro buone intenzioni o da quanto attentamente seguano le regole. Ciò può comportare rischi maggiori per le piccole imprese, soprattutto perché hanno bisogno di più risorse per stare al passo con il panorama normativo in continua evoluzione della conformità legali in Italia, rispettando anche le normative UE.

Le conseguenze della non conformità legale in Italia ed UE sono gravi e rappresentano una minaccia significativa per le imprese. Le azioni legali, le indagini normative e gli audit governativi o di chi ne fa le veci richiedono molte risorse e comportano rischi negativi per la reputazione. La ripetuta non conformità si traduce in una stampa negativa e in un’erosione della fiducia nell’azienda, che ostacola la crescita.

Ruolo del software di gestione della forza lavoro nel garantire la conformità

Il software di gestione della forza lavoro è il modo più semplice per mitigare questi rischi. Semplifica molti dei processi coinvolti nel rispetto dei flussi di lavoro di facile utilizzo in grado di segnalare potenziali problemi e offrire ai datori di lavoro una supervisione assoluta sulle loro operazioni.

È uno strumento raffinato per le aziende, in particolare quelle con esigenze di forza lavoro più complicate, come i team distribuiti e remoti. È un sistema centralizzato per la gestione di tutti gli aspetti dell'amministrazione della forza lavoro, dal monitoraggio del tempo alle buste paga e alle richieste di ferie. Grazie alle funzionalità di conformità integrate, i team HR possono contare sulla tranquillità e su informazioni di livello superiore sulla produttività e sulla conformità aziendale.

Workforce Manager di ADP offre un monitoraggio normativo costante e aggiornamenti automatici per garantire che il tuo sistema sia pienamente conforme. I controlli di conformità automatizzati ti aiutano a monitorare i dati dei dipendenti in tempo reale, assicurandoti di rispettare le leggi sul lavoro, come gli straordinari e il salario minimo. La soluzione di ADP integra perfettamente strumenti di monitoraggio degli orari e delle presenze, acquisendo in modo accurato le ore, le pause e gli straordinari dei dipendenti. Questi dati ti aiutano a mantenere registri di conformità ineccepibili con una traccia di controllo dettagliata che mostra la corretta conformità alle normative sul lavoro.

Vantaggi dell'utilizzo del software di gestione della forza lavoro per la conformità

Che tu sia una piccola impresa o un'impresa globale, programmare i tuoi team in modo conveniente in diverse sedi e garantire che lavorino come previsto può essere un incubo logistico. Le grandi organizzazioni possono soffrire di prestazioni inadeguate, costi di straordinari non pianificati e multe costose per la non conformità.

Il software di gestione della forza lavoro è fondamentale per gestire una forza lavoro che non sia vulnerabile alla non conformità. ADP Presenze e Assenze (Real Time) e ADP Workforce Manager forniscono funzionalità di conformità integrate intuitive e automatizzeranno le attività relative alla conformità di cui può essere difficile tenere traccia manualmente. Ciò implica garantire che il personale venga pagato correttamente e in tempo, lavorare nel rispetto delle linee guida legali sui limiti di straordinario ed essere classificato correttamente.

Il monitoraggio e il reporting in tempo reale riducono profondamente il rischio di errore umano. Il software terrà automaticamente conto delle leggi locali sul lavoro e sulla tassazione per i team dispersi che lavorano in remoto in diversi paesi o territori, semplificando il processo con incredibile facilità.

Casi di studio ed esempi

AstraZeneca, organizzazione mondiale farmaceutica, aveva bisogno di un sistema HR in cloud con Payroll annessa ed efficient per avere cedolini perfetti e in totale sicurezza dei dati, sia a livello locale che globale.

La soluzione di ADP’s faceva proprio al caso di AstraZeneca: funziona perfettamente con i software della casa farmaceutica e tutte le altre piattaforme, gli impiegati ricevono quel che serve loro tanto quanto i managers, inoltre, ha una interfaccia facile da usare che è anche personalizzabile. “Con ADP abbiamo cedolini perfetti, un’integrazione ottimale Finance e Contabilità, una totale sicurezza dei dati e un Customer Service superiore per collaborazione, disponibilità e servizio.” Dice Angela Petrigliano

Compensation & Benefit Manager and HR Service Lead.

Scegliere il giusto software di gestione della forza lavoro

La scelta del giusto software di gestione della forza lavoro dipenderà dalle dimensioni della tua azienda, dal settore e dai requisiti specifici che hai per il modo in cui lavorano i tuoi team. Ecco alcuni passaggi per guidarti attraverso il processo di scelta:

1. Definisci il tuo attuale panorama di gestione della forza lavoro: registra i processi esistenti e le parti interessate responsabili di ciascuna attività WFM. Ciò informerà la tua selezione, poiché puoi immaginare chiaramente le tue esigenze e come questi processi potrebbero essere semplificati o automatizzati.
2. Conduci un audit WFM: identifica i processi della forza lavoro che funzionano bene per te e le inefficienze e i rischi di conformità che devono essere corretti.

ADP offre due soluzioni leader per la gestione della forza lavoro:

• ADP Real Time è una soluzione di rilevazione presenze basata su cloud particolarmente adatta per le aziende che gestiscono team di medie e grandi dimensioni. Semplifica la pianificazione di orari e presenze, schede attività e reporting, gestendo in modo efficiente eventuali discrepanze.
• ADP Workforce Manager è un'elegante soluzione di gestione del tempo e della forza lavoro per le aziende globali che utilizzano ADP Global Payroll. Ti consente di gestire orari e presenze, turni e assenze dei tuoi dipendenti da qualsiasi dispositivo e tutti i dati sono sincronizzati con il libro paga per un'efficienza ottimizzata.

Entrambe le soluzioni offrono una serie di funzionalità di reporting e automatizzano la condivisione dei dati con il tuo sistema di gestione delle risorse umane per farti risparmiare tempo e risorse. Consentono alla tua azienda di ottenere il meglio dalla forza lavoro ottimizzando il controllo dei costi e riducendo i rischi di non conformità a tutti i livelli.

ADP è il software di gestione della forza lavoro preferito utilizzato da aziende globali come Amazon, Cisco e PayPal. Garantisce la conformità alle normative Italiane ed UE, consente ai team di rimanere pienamente conformi con le leggi per l’impiego e gestisce facilmente reporting e audit.

Gli strumenti di gestione della forza lavoro di ADP forniscono funzionalità di conformità integrate per assicurarti che i tuoi dati siano sempre accurati e facili da controllare.

ADP è focalizzata sul cambiamento della legislazione fiscale e del lavoro Italiane ed UE, che si riflette nei suoi sistemi costantemente aggiornati. Inoltre, con uno strumento di pianificazione integrato, gestione delle assenze, buste paga, analisi e conformità in una soluzione all-in-one.

ADP può aiutarti a garantire che i tuoi dipendenti siano protetti e che tu stia gestendo un sistema di forza lavoro equo e funzionale con assoluta trasparenza e supervisione. Prenota una demo per scoprire come ADP può aiutare le aziende come la tua a rimanere efficienti e a ridurre i rischi di conformità oggi stesso.